Paso 1. La evaluación inicial

Debe realizarse solamente una vez y es el cimiento de todo el sistema. Es un diagnóstico en el que deben incluirse al menos 8 elementos:

  • Normatividad y estándares mínimos  del  Sistema  de  Garantía  de  Calidad  del  Sistema  General  de  Riesgos  Laborales  para  empleadores
  • Descripción de los peligros identificados hasta el momento
  • Identificación de amenazas y evaluación de vulnerabilidad frente a ellas
  • Evaluación de la eficacia de las medidas de control aplicadas hasta el momento
  • Verificación de cumplimiento del programa anual de capacitación
  • Históricos de enfermedad y accidentalidad, estadísticas y descripción sociodemográfica del personal
  • Evaluación de los indicadores de SG-SST formulados hasta el momento

Paso 2. Riesgos y peligros

El paso 2 comprende la identificación de los peligros y la valoración, evaluación y gestión de los riesgos. Se debe realizar anualmente, cuando ocurra un accidente mortal o u evento catastrófico, o cuando haya cambio de procesos, de equipos o instalaciones.

En esta fase se deben diseñar las medidas de prevención y control para enfrentar, mitigar y/o minimizar cada uno de los peligros y riesgos detectados.

Paso 3. Política y objetivos

La política de SG-SST debe plantearse por escrito y se revisa cada año. Es necesario que incluya la fecha y la firma del representante legal de la organización. Contiene los siguientes puntos:

  • Nombre y actividad de la empresa
  • Alcance (referencia a todos los centros de trabajo y todos los trabajadores, contratistas y subcontratistas)
  • Lineamientos frente a los peligros y al tamaño de la empresa
  • Compromiso de la empresa frente al SG-SST
  • Cómo se articula con las demás políticas de gestión
  • Documentación

La política debe ser difundida en todos los niveles de la organización.

 

Paso 4. Plan de trabajo anual

El plan de trabajo anual es la herramienta que permite aplicar el SG-SST, durante el lapso de un año. Es, básicamente, la carta de navegación de todo el sistema. Debe incluir al menos: metas, responsables, recursos (técnicos, financieros y de personal) y cronograma. Se exige que vaya firmado por el responsable del SG-SST dentro de la organización y por el empleador.

Paso 5. Programa de capacitación

Incluye el curso de inducción y reinducción y los diferentes cursos o capacitaciones sobre seguridad y salud en el trabajo, con base en los peligros identificados y los riesgos valorados y evaluados.

Para elaborar el plan de capacitación deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

  • Identificación de las necesidades de capacitación, entrenamiento y/o actualización
  • Objetivo
  • Alcance
  • Contenido
  • Personas a capacitar

El propósito final es el de definir cuál es la formación que debe impartir la empresa para garantizar que los funcionarios ejecuten su labor de una manera segura para ellos mismos y para todo el sistema. Obviamente, es necesario determinar los recursos que se requieren para cumplir con las exigencias de capacitación.

Paso 6. Manejo de emergencias

En esta fase se debe elaborar un Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias. El producto central es el Plan de emergencias. Para desarrollar este paso, se deben identificar las amenazas que pueden dar lugar a una emergencia, los recursos disponibles para enfrentarla y el grado de vulnerabilidad de la empresa frente a cada emergencia potencial.

El Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, implica entonces:

  • Valoración y evaluación de los riesgos y su alcance
  • Diseño de procedimientos para prevenir o mitigar el impacto de las emergencias
  • Asignación de recursos
  • Elaboración de planos, rutas de evacuación y otras herramientas para reducir la vulnerabilidad
  • Información, capacitación y entrenamiento para enfrentar emergencias
  • Planificación de simulacros (mínimo 1 al año)
  • Capacitación y dotación de la brigada de emergencias
  • Planificación de revisiones para equipos de emergencia y señalización
  • Articulación del plan con los actores del entorno de la organización

Paso 7. Reporte e investigación

Las empresas tienen la obligación de hace un reporte de todos los accidentes y enfermedades laborales a las ARL, con copia al trabajador. El trámite debe hacerse máximo 2 días después de haberse registrado el hecho. Si el accidente es grave o mortal, también debe reportarlo al Ministerio de Trabajo.

 

Paso 8. Adquisición de bienes y contratación de servicios

Toda organización debe establecer unos requisitos específicos para contratar servicios y un procedimiento concreto para adquirir bienes. Respecto a la contratación, básicamente deben verificar que los contratantes estén afiliados al Sistema de Riesgos Laborales y cumplan con la normatividad del SG-SST.

 

Paso 9. Medición y evaluación de la gestión

Las organizaciones están obligadas a diseñar indicadores de estructura, proceso y resultado, con su respectiva ficha técnica. En su orden, miden el acceso de todo el personal a los recursos y políticas del SG-SST, el grado de desarrollo e implementación del sistema y los cambios alcanzados durante un periodo determinado.

 

Paso 10. Acciones preventivas o correctivas

A partir de la información aportada por las inspecciones, investigaciones, auditorías, revisiones y todas aquellas actividades que hagan seguimiento y evaluación al SG-SST, la organización debe plantear medidas de prevención o corrección para el sistema. El resultado de este proceso es un plan de acción.

 


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